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办公自动化1（第2页）

汉字输入技术类型包括键盘输入技术、自动输入技术两大类。键盘输入技术指以键盘为工具，使用各种编码方法输入汉字的技术。自动输入技术包括以汉字的图形扫描自动识别和汉语语音的自动识别等方法输入汉字的技术。

汉字键盘输入编码方案的类型大体上可分为拼音码、拼形码、音形码、流水码等，它们属于以汉字的不同属性为主要取码特征的编码方法。

用户对编码的评价和选择包括两个层面的考虑：技术指标和人文标准。技术指标主要是平均码长、重码率、输入速度、学习成本、易用性等；人文标准则反映了职业、文化、年龄、地域、习惯等多方面的因素。

汉字键盘输入编码方案已经经历了一个蓬勃发展的过程，目前其发展趋势的主要特征是：

——规范化：形码的规范化已经有了一定的基础，国家语言文字工作委员会与新闻出版署联合发布的汉字部件规范、汉语通用字笔顺规范，已在1998年5月1日付诸实行，最有影响的一批形码如五笔、郑码等均依据规范进行了调整。

——词语化：无论是拼音码还是拼形码，都出现了以词语而不是单字为主要处理对象的趋势，这样的好处是加快输入速度，同时使计算机的智能功能有了更多的发挥空间。

——智能化：音码的智能化，主要建立在拼音的连续序列输入方式上，人可以自如地输入不论单字还是词的拼音序列，由计算机根据智能理解自动分词、自动挑选同音字词自记忆所用搭配。形码的智能化主要体现在字词的上下文自动关联的处理上。它们共同的目的是使人的干预趋于最少，而使计算机承担更多的选择性任务，从而加快输入速度，使人一机之间建立某种沟通，就如同人与人之间随着时间的推移而建立某种理解和默契一样。

——辅助功能多样化：提供动态的联想、近义、反义词汇及资料、素材等帮助录入甚至构思和写作的辅助、支持功能。

（4）文字处理软件的主要功能

文字处理软件的主要功能包括：

——基本编辑功能。完成大部分文字编辑工作。

——验证工具。通过提供基本字典和用户字典、词库等工具，实现诸如拼写、语法、文档格式等多种检查功能。

——函件合并。对文字与表格文档之间的数据读取、拼接等功能。

——版面编排。包括多栏目设计、图表图形输入编辑、模板与样式的预览、缩放剪辑等功能。

——样式设计。自动样式和用户自己编辑样式的功能。

——字体／打印机支持。丰富的字体显示及打印能力。

——输入输出口。支持输入／出各种不同格式文本的能力，包括不同程序的文本文件和不同媒体文件。

——联网能力。在网上多用户协同参与文档制作、修订、批注等操作的能力。

——宏功能。能充分支持与字处理软件动态交换数据和处理过程的宏语言。

——帮助文档。提供全面并易于理解的使用说明和联机帮助以及多途径的帮助指南工具。

——易学／易用性。菜单以及功能键易于掌握，提供诸如“向导”等工具帮助以实现较复杂的功能。对熟练用户提供快捷键和丰富的可定制选项，以适应用户特性和提高使用速度。

——检索工具。可写出各章节内容要点、目次索引、修订工具、文件修订的历史记录等。

出错处理。能及时发现错误，并能快速退回原处重新编辑，还能恢复已删除或已完成的操作，提醒用户避免出错。

（5）校对软件

校对软件的作用是自动校对中文、英文或中英文混排文件内的中文、英文和标点错误并可提出修改意见。

校对软件的技术原理是以词库为基础，采用良好的词切分技术，避免句子内词切分的二义性，对切分后的词汇判断其是否存在、词汇间的语法搭配是否合理，在此判断后，系统给出错误提示。

校对软件应具备纠错功能，即对以下错误进行提示或纠错意见：形似错字、词；音似错字；同音错词；别字；叠字；词组丢字；词组搭配不当；重句重段；重要领导姓名、称谓错误等。还应能够检查年、月、日，全角、半角英文，以及检查语法、数字、章节等。

（6）排版印刷系统

办公自动化系统中实用的排版印刷系统包括：

桌面型印刷系统。也称之为轻印刷系统，是指在办公室中使用的小型电子印刷系统。一般具有文字与图形图像的输入、编辑处理和制版与印刷输出三个部分组成。其核心部分是一台或几台具有文字、图像处理功能的计算机系统，其输出精度即分辨率要求目前一般在每英寸700点左右或更高。制版和印刷用的是激光印字机或小型胶印机等。

在不同级别的办公室系统中，印刷系统的硬件配置、软件功能也可能是各不相同的，但从办公系统的要求来看其共性是：对文件的形成和编辑处理需具有较高的速度；要保证文件的大容量存储；有丰富的文件编辑功能；有较丰富的文字字体字号；具有一定的图形图像处理能力；具有中等以上的输出精度；充分利用办公局域网中的通信能力，共享轻印刷系统的软件与硬件资源，以减少开销和提高效率。此外，还应具有合适的性能价格比、噪音小、无污染、占地面积小、方便易用和稳定性高的特点。

精密型激光照排系统。精密型激光照排系统指计算机与激光照像设备相连接而组成的精密型汉字编辑排版系统。一般用于书籍、报刊等正式出版物的编辑、排版。

·数据处理技术

（1）数据库管理系统软件

数据，指编码后的信息，广义而言，对所有数字化了的信息，例如数值、文字、图形图像、声音、视频、动画等各种信息对象类型的计算机处理都可统称为数据处理。在办公室环境下，数据处理常专指各类事务信息管理、报表统计、账目计算、信息查询检索和资料管理等方面的计算机处理的应用。其主要特点是计算机对大量结构性较强、业务程序较明确的信息（数字和文字）进行处理。一般说来，数据处理包括数据的收集、存储、分类、排序、比较、检索、计算、编排、输出、传递等基本环节。

数据库是计算机存储器中合理组织、相互关联的数据的集合。这些数据具有冗余度小、数据的存储独立于使用它的程序，具有可共享性等特点。

在数据库中存储的大量数据与管理这些数据的专用软件系统及相应的硬件设备构成一个完整的系统，称为数据库系统。其中，管理数据库系统的专用系统，即实现数据库的定义、建立、管理、维护功能的软件包就是数据库管理系统。

数据库中存储的是经统一定义、规范化的记录性文献，或称库文件。数据库的检索查询依赖于库文件的格式与组织。一般而言，数据库的检索可分为关键字检索、逻辑条件表达式检索以及主题检索等。关键字检索根据用户给出的某一关键字的值，即可找出满足其要求的记录。逻辑条件表达式检索根据记录中关键字之间的逻辑关系，通过逻辑运算，即逻辑与、或、非的组合运算，查找符合条件的记录。逻辑条件表达式检索能提供对所查找文献的较丰富的信息，在查准率方面大大强于单一关键字检索。主题检索能提供有关文献内容的深层检索，但在文献的前处理方面的技术要求和投入成本都较高。

（2）全文检索系统软件